今回紹介する事務の基本は
「原本を元に動く」
ということです。
経理では請求書の原本がないと振り込まないという会社がほとんどだと思いますが
（私の居た会社ではFAXの請求書で振り込みしてたりしましたが）
経理が原本でなければ振り込みをしないというのは
①二重の振り込みを防ぐ
②請求書の改ざんを防ぐ
③その請求が確かであることを担保する（絶対確実というわけではない）
といったことが主な理由です。
これは経理以外の部署でもやるに越したことはありません。
大抵の場合スピード優先ということで口頭やFAXなんかで処理してしまいがちですが
これによるミスによるロスが発生した場合のことを考えると
原本を元に処理するほうがかえって効率的な場合があります。
最近ではDX化が進んできたことも相まって書類もweb上やPDFデータ
みたいなことも増えてきましたのでこの原本主義の考え方も変化が必要になってくると思いますが
まだまだ原本を基本にするということで事務処理を行うほうがよいと思います。