今回も事務の基本についてみていきましょう。
今回紹介する事務の基本は
「残すこと」
です。
事務は自分の作業を残しておくことが基本です。
例えば電話で相手の連絡先を聞いてメモ用紙にメモったとします。
その後相手に連絡をとったらもう連絡先は不要だといってメモを捨てたりしてませんか。
相手が電話営業の営業であればメモを残す必要はありませんが、
自分の会社に多少なりと付き合いのある会社でしたら
その連絡先をエクセルなりにまとめておくと
次回連絡を取りたいと思った時のアクションが圧倒的に速くなります。
また従業員から証明を頼まれた場合
その証明した書類のコピーなりスキャンなりを残しておきましょう。
そうすることによって次回従業員から同じ書類を頼まれた時の
処理速度が圧倒的に違いますし、他の人間にその作業を頼むのも容易になります。
官公庁などに提出する書類などはコピーを残している人は多いと思います。
事務は自分の歩いた後ろにパンくずを落としていくようなイメージで事務作業をしましょう。
もちろんその作業には若干の手間と時間がかかります。
しかしその積み重ねがやがて会社にとっても自分にとっても大きな力となることでしょう。